Electronic I-9 SystemsSistemas electrónicos del I-9

Employers can complete and store Forms I-9 electronically, but the system must meet federal standards.Los empleadores pueden llenar y guardar los Formularios I-9 de forma electrónica, pero el sistema debe cumplir con normas federales.

Key pointsPuntos clave

• The system needs a reliable audit trail showing who created or changed each form, and when.El sistema necesita un registro de auditoría confiable que muestre quién creó o cambió cada formulario, y cuándo.
• Records must be secure, indexed and easy to produce for an inspection.Los registros deben estar seguros, indexados y fáciles de presentar en una inspección.
• Software that auto-fills or back-fills data can create problems in an audit.Un programa que llena datos de forma automática o retroactiva puede crear problemas en una auditoría.

Questions to ask about any systemPreguntas sobre cualquier sistema

• Does every signature have an attestation and a record of who signed and when?¿Cada firma tiene una certificación y un registro de quién firmó y cuándo?
• Can it show every change to a form, by whom and when?¿Puede mostrar cada cambio a un formulario, quién lo hizo y cuándo?
• Does it prevent pre-filling Section 2 or using a stored signature?¿Impide llenar de antemano la Sección 2 o usar una firma guardada?
• Can you print a complete, readable form, including the document list, quickly?¿Puede imprimir rápido un formulario completo y legible, incluida la lista de documentos?

General information only, not legal advice.Información general, no es asesoría legal. Last reviewed November 2026.Última revisión: noviembre de 2026.