I-9 Software Reviews and MigrationRevisión y migración de software del I-9

Choosing, changing or auditing an electronic I-9 system is a compliance decision, not just an IT project.Escoger, cambiar o auditar un sistema electrónico del I-9 es una decisión de cumplimiento, no solo un proyecto de tecnología.

Key pointsPuntos clave

• Before you buy, check that the software meets federal standards for electronic signatures, audit trails, security and retrieval.Antes de comprar, verifique que el programa cumpla con las normas federales de firmas electrónicas, registros de auditoría, seguridad y recuperación.
• When moving from paper or from another vendor, keep the original records and their audit trails. Do not re-create old forms in the new system.Al pasar de papel o de otro proveedor, conserve los registros originales y sus registros de auditoría. No vuelva a crear formularios viejos en el sistema nuevo.
• Keep each Form I-9 for 3 years after the hire date or 1 year after employment ends, whichever is later, even if you change vendors.Guarde cada Formulario I-9 por 3 años después de la fecha de contratación o 1 año después de que termine el empleo, lo que sea más tarde, aunque cambie de proveedor.
• Test the export: you must be able to produce complete, readable forms quickly if ICE serves a Notice of Inspection.Pruebe la exportación: debe poder presentar formularios completos y legibles rápidamente si ICE entrega un Aviso de Inspección.

A migration checklistLista para una migración

• Inventory every form: paper, scanned and in the old system.Haga un inventario de cada formulario: en papel, escaneado y en el sistema anterior.
• Get a full export of the old system, including audit trails, before the contract ends.Obtenga una exportación completa del sistema anterior, incluidos los registros de auditoría, antes de que termine el contrato.
• Keep paper originals that were scanned until you confirm the scans are complete and readable.Guarde los originales en papel que se escanearon hasta confirmar que los escaneos están completos y legibles.
• Set up purge dates so forms are deleted when the retention period ends, not before.Configure fechas de eliminación para que los formularios se borren al terminar el período de conservación, no antes.
• Train staff on the new system before the first hire.Capacite al personal en el nuevo sistema antes de la primera contratación.

General information only, not legal advice.Información general, no es asesoría legal. Last reviewed November 2026.Última revisión: noviembre de 2026.