Form I-9 Basics: A Guide for Texas EmployersLo básico del Formulario I-9: una guía para empleadores de Texas

Every time you hire someone in the United States, federal law requires you to confirm that the person is who they say they are and that they're allowed to work here. You do that with Form I-9, the Employment Eligibility Verification form from U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS). It's one of the most routine forms in hiring, and also one of the easiest to get wrong. Here's a plain-English overview for Texas business owners, from family restaurants and construction crews to agricultural operations and growing companies.

Who needs to complete Form I-9?

Employers must complete a Form I-9 for every employee hired to work in the United States, including U.S. citizens. It doesn't matter whether the person is full-time, part-time, or seasonal. Generally, true independent contractors don't need one, but classifying a worker correctly is its own legal question, so it's worth getting advice if you're unsure.

The two key deadlines

• Section 1 (employee): The new employee fills this out no later than their first day of work for pay.
• Section 2 (employer): You review the employee's original documents and complete this section within three business days of the employee's first day of work for pay. If the job will last less than three business days, Section 2 is generally due by the end of the first day.

Acceptable documents

The form's instructions include the Lists of Acceptable Documents. An employee may show either one document from List A, which proves both identity and work authorization (such as a U.S. passport), or a combination of one document from List B (identity) and one from List C (work authorization).

The choice belongs to the employee. As an employer, you shouldn't ask for a specific document, ask for more documents than the form requires, or turn down a document that reasonably appears to be genuine and to relate to the person in front of you. Treating every new hire the same way, regardless of citizenship, national origin, or accent, helps you avoid discrimination concerns.

Examining documents in person or remotely

Traditionally, the employer or an authorized representative examines the original documents in person. Under current DHS rules, employers enrolled in E-Verify and in good standing may be able to use an approved alternative procedure to review documents remotely. If you're considering remote review, make sure you follow the current requirements exactly and apply your approach consistently.

Reverification and rehires

Some employees have work authorization that expires, such as a temporary work permit. Before it expires, you'll generally need to reverify their authorization using Supplement B of the form. U.S. citizens and lawful permanent residents generally don't need reverification, and you shouldn't reverify a green card just because the card itself expires. Rehired employees may be handled differently depending on timing, so check the instructions or ask for guidance.

Keeping and storing your forms

• Don't file them with USCIS. Completed I-9s stay with the employer and are shown to the government only if requested, for example during an inspection.
• Know how long to keep them. Federal rules require you to keep each form for a set period after hiring or after employment ends, whichever is later. Build a simple system for tracking those dates.
• Keep them separate. Many employers store I-9s apart from general personnel files, which makes inspections easier and limits who sees sensitive information.
• Protect copies. If you choose to copy employees' documents, do it for every employee, store the copies with care and proper protection, and don't expose other private information.

Common mistakes to avoid

• Missing signatures or dates
• Completing Section 2 late
• Forgetting to re-verify expiring work authorization
• Asking for specific documents, or too many documents
• Using an outdated version of the form
• Throwing out forms too early, or keeping them too long without a plan

Government inspections can lead to fines for paperwork violations, and the amounts can grow quickly when the same mistake repeats across many forms. A periodic internal review, done carefully and consistently, can help you catch and correct problems early.

How Larsen Immigration Law can help

Our firm works with Texas employers, including businesses that hire seasonal and H-2A or H-2B workers, to build I-9 processes that are clear, consistent, and practical. We can help review your current practices, train the people who handle onboarding, and answer questions as your workforce grows. We offer services in English and Spanish.

If you'd like to talk through your hiring paperwork, call our Cedar Park office at 512-774-5551 to schedule a consultation.

This article is general information only and is not legal advice. Reading it does not create an attorney-client relationship. Every situation is different, and no particular outcome is guaranteed.

Traducción al español del artículo original en inglés.

Cada vez que contrata a alguien en Estados Unidos, la ley federal le exige confirmar que la persona es quien dice ser y que tiene permiso para trabajar aquí. Eso se hace con el Formulario I-9, la Verificación de Elegibilidad de Empleo del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (USCIS). Es uno de los formularios más rutinarios de la contratación, y también uno de los más fáciles de llenar mal. Aquí tiene un resumen en lenguaje sencillo para dueños de negocios en Texas, desde restaurantes familiares y cuadrillas de construcción hasta operaciones agrícolas y empresas en crecimiento.

¿Quién debe completar el Formulario I-9?

Los empleadores deben completar un Formulario I-9 para cada empleado contratado para trabajar en Estados Unidos, incluidos los ciudadanos estadounidenses. No importa si la persona trabaja tiempo completo, medio tiempo o por temporada. En general, los verdaderos contratistas independientes no lo necesitan, pero clasificar bien a un trabajador es una cuestión legal en sí misma, así que conviene pedir asesoría si tiene dudas.

Los dos plazos clave

• Sección 1 (empleado): el nuevo empleado la llena a más tardar en su primer día de trabajo pagado.
• Sección 2 (empleador): usted revisa los documentos originales del empleado y completa esta sección dentro de los tres días hábiles siguientes al primer día de trabajo pagado. Si el trabajo durará menos de tres días hábiles, en general la Sección 2 debe completarse al final del primer día.

Documentos aceptables

Las instrucciones del formulario incluyen las Listas de Documentos Aceptables. El empleado puede presentar un documento de la Lista A, que prueba tanto la identidad como el permiso de trabajo (como un pasaporte estadounidense), o una combinación de un documento de la Lista B (identidad) y uno de la Lista C (permiso de trabajo).

La elección le corresponde al empleado. Como empleador, no debe pedir un documento específico, pedir más documentos de los que exige el formulario, ni rechazar un documento que razonablemente parezca auténtico y corresponda a la persona que tiene enfrente. Tratar a cada nuevo empleado de la misma manera, sin importar su ciudadanía, origen nacional o acento, le ayuda a evitar problemas de discriminación.

Revisión de documentos en persona o a distancia

Tradicionalmente, el empleador o un representante autorizado revisa los documentos originales en persona. Según las reglas actuales del DHS, los empleadores inscritos en E-Verify y al día pueden usar un procedimiento alternativo aprobado para revisar documentos a distancia. Si está pensando en la revisión a distancia, asegúrese de seguir exactamente los requisitos vigentes y de aplicar su método de forma uniforme.

Reverificación y recontrataciones

Algunos empleados tienen un permiso de trabajo que vence, como un permiso temporal. Antes de que venza, en general tendrá que reverificar su autorización con el Suplemento B del formulario. Los ciudadanos estadounidenses y los residentes permanentes legales en general no necesitan reverificación, y no debe reverificar una tarjeta de residente solo porque la tarjeta vence. Los empleados recontratados pueden tratarse de otra manera según el tiempo transcurrido, así que revise las instrucciones o pida orientación.

Cómo guardar sus formularios

• No los envíe a USCIS. Los I-9 completados se quedan con el empleador y solo se muestran al gobierno si los pide, por ejemplo durante una inspección.
• Sepa cuánto tiempo guardarlos. Las reglas federales exigen guardar cada formulario por un período después de la contratación o después de que termine el empleo, lo que ocurra más tarde. Cree un sistema sencillo para llevar el control de esas fechas.
• Guárdelos aparte. Muchos empleadores guardan los I-9 separados de los expedientes generales del personal, lo que facilita las inspecciones y limita quién ve información delicada.
• Proteja las copias. Si decide copiar los documentos de los empleados, hágalo con todos, guarde las copias con cuidado y la protección adecuada, y no exponga otra información privada.

Errores comunes que debe evitar

• Falta de firmas o fechas
• Completar la Sección 2 tarde
• Olvidar reverificar permisos de trabajo que vencen
• Pedir documentos específicos, o demasiados documentos
• Usar una versión vieja del formulario
• Desechar los formularios demasiado pronto, o guardarlos demasiado tiempo sin un plan

Las inspecciones del gobierno pueden llevar a multas por violaciones de papeleo, y los montos pueden crecer rápido cuando el mismo error se repite en muchos formularios. Una revisión interna periódica, hecha con cuidado y de forma uniforme, puede ayudarle a detectar y corregir problemas a tiempo.

Cómo puede ayudar Larsen Immigration Law

Nuestra firma trabaja con empleadores de Texas, incluidos negocios que contratan trabajadores de temporada y con visas H-2A o H-2B, para crear procesos del I-9 claros, uniformes y prácticos. Podemos revisar sus prácticas actuales, capacitar a las personas que se encargan de la contratación y responder preguntas a medida que crece su personal. Ofrecemos servicios en español y en inglés.

Si quiere hablar sobre sus documentos de contratación, llame a nuestra oficina de Cedar Park al 512-774-5551 para agendar una consulta.

Este artículo es solo información general y no es asesoría legal. Leerlo no crea una relación abogado-cliente. Cada situación es diferente y no se garantiza ningún resultado.